O que é um serviço de e-mail de qualidade

Como responsável comercial aqui da Strati eu estou sempre conversando com inúmeros gestores de TI de empresas de diversos segmentos e tamanhos. Não preciso nem dizer o quanto o serviço de e-mail (que já existe deste 1971) é uma preocupação recorrente destes executivos.

As preocupações estão basicamente em dois focos:

Entregar aos usuários um serviço
de qualidade
Reduzir custos

Agora o que significa um serviço de e-mail de qualidade?

1
Ele precisa ser estável. Existem serviços de e-mail baratos por aí, que atendem bem um usuário doméstico ou um micro-empreendedor, mas não atende a necessidade das empresas. Muita dor de cabeça para “Heavy users”.
2
Ele precisa ser multiplataforma. Os usuários precisam acessar seus e-mails corporativos pelo Microsoft Outlook, pelo webmail, pelo celular, etc.
3
Ele precisa ser colaborativo. Usuários corporativos precisam compartilhar agenda, sincronizar a informação em multiplos dispositivos, reservar salas de reuniões.
Além de outros requisitos como um bom espaço de armazenamento, backup de itens deletados, antispam eficiente e em alguns casos até integração com Active Directory.
Se você conhece e já trabalhou com o Microsoft Exchange sabe que esta é a melhor solução de e-mail que existe. Entrega “de lavada” todos os requisitos de qualidade que citei aí acima.
O único problema do Exchange é que ele custa caro!
Implementar uma solução dentro de casa demanda, além de uma infraestrutura robusta, uma equipe muito bem capacitada e com disponibilidade para atender às muitas ocorrências que um ambiente como este gera.

Agora chegamos no tópico do e-mail:
Como reduzir custo com um serviço de e-mail de qualidade?

A melhor alternativa para reduzir custos com e-mail é utilizar um serviço de e-mail na nuvem (ou em Cloud).
Neste cenário sua empresa paga uma valor mensal por conta de e-mail e não tem nenhuma preocupação com infraestrutura, licenças ou equipe especializada.
Existem algumas soluções de Exchange na nuvem por aí, mas agora vem a dica matadora para reduzir ainda mais custos com uma solução desta:
– Sua empresa não precisa que todas as contas de e-mail sejam contas Exchange!
Usuários que precisam de recursos de colaboração, como compartilhar calendário, precisam estar no Exchange, mas contas que são utilizadas basicamente apenas para enviar e receber e-mail, podem estar em um serviço mais simples, com contas que custam um quarto do valor das Exchange.
Vejo muitos executivos desperdiçando dinheiro com soluções como esta.
O problema é que a maioria dos serviços de e-mail ou te entregam contas Microsoft Exchange (Mais caras e sofisticadas) ou contas “Linux” (Mais baratas e otimizadas).
Para que sua empresa consiga economizar precisaria ter dois domínios diferentes (Ex. exemplo.com.br e exemplo01.com.br) um em cada serviço. Mas ninguém quer fazer isso. Gerencialmente não faz o menor sentido, ainda que exista uma economia financeira.

Como escolher a solução de e-mail certa para sua empresa?

A primeira dica é ter um amplo conhecimento dos recursos e ferramentas fornecidos por provedores para gerenciar seu fluxo de e-mail.
A segunda etapa é organizar as pastas classificadas e encaminhar e-mails para elas. Este filtro é essencial para monitorar a comunicação recebida, incluindo a criação de filtros para otimizar este trabalho.
O mais importante é aproveitar as funções do gerenciador de e-mail para eliminar coisas desnecessárias e sem importância e priorizar as mensagens mais importantes. Da mesma forma, você pode usar essas ferramentas para enviar e-mails aos destinatários de forma eficiente e automatizada.
No nosso serviço de e-mail, por exemplo, conseguimos fazer um mix de contas Exchange e Linux no mesmo domínio o que apresenta uma redução média de 50% na fatura do serviço de e-mail da empresa.
Então se quiser um serviço de e-mail estável, multiplataforma, colaborativo e ainda reduzir custos, pode conhecer o StratiMail, fale com um de nossos de nossos consultores.