Em uma era onde as informações estão acessíveis a todos, de forma fácil e rápida, o conhecimento não é mais um diferencial como já foi em outras épocas. A palavra da ordem nas organizações hoje em dia é a produtividade: fazer acontecer significa mais e melhores resultados. Por outro lado, quedas na produtividade representam perdas diretas, ao aumentar o custo de um dos mais caros ingredientes das atividades comerciais e industriais nos dias de hoje – a mão-de-obra.

A revolução causada pela Internet e o surgimento da computação em nuvem abriu o caminho para ferramentas de produtividade incríveis; já a popularização das tecnologias de acesso à Rede Mundial, em particular na forma de smartphones, representou a pavimentação dessa trilha sem retorno. Sistemas baseados em nuvem, utilizando modelos de software como serviço (Software as a Service – SaaS), permitem que realizemos nosso trabalho em qualquer lugar e a qualquer momento, bastando para isso um dispositivo – móvel, se for o caso – com acesso à Internet.

Veremos a seguir o exemplo de algumas ferramentas fantásticas, com o potencial de otimizar processos de trabalho e trazer ganhos reais de produtividade às organizações de hoje.

Trello

Um sistema de gerenciamento de projetos, com a capacidade de organizar ideias, tarefas, listas de atividades e fazer bom uso de seu tempo: esse é o Trello.

Utilizando-se do conceito de quadros, listas e cartões, o Trello fornece um excelente ambiente para organização pessoal de tarefas, mas não para por aí: com recursos de colaboração, permite que tarefas sejam distribuídas entre integrantes de uma equipe, e fornece um excelente painel de controle para o acompanhamento de seu andamento.

Através do paradigma kanban de gerenciamento de projetos, conforme as tarefas progridem, se deslocam de uma lista à próxima, permitindo, por exemplo, que se desloquem de um estágio de concepção até sua implementação de fato.

O Trello é um sistema excelente, totalmente gratuito, embora ofereça suporte como um serviço pago. Merecem destaque sua interface altamente visual, os recursos de colaboração e a disponibilidade de aplicativos móveis.

Eu uso diariamente o Trello no meu dia a dia para gerenciar as diversas iniciativas em que estou envolvido, criar planos de ação compartilhado com a equipe e até para controlar ações da minha vida pessoal

Runrun.it

O sistema Runrun.it vem com algumas promessas interessantes – e as cumpre! A redução no número de e-mails e uma menor necessidade de reuniões são decorrentes dos excelentes recursos de gerenciamento de tarefas disponibilizados pelo serviço.

O Runrun.it permite o mapeamento de fluxos de trabalho, e o mais importante: permite que você saiba, de forma rápida e visual, em que atividades suas equipes estão envolvidas a cada momento, através de um dashboard que pode ser exibido em uma TV!

As tarefas podem ter suas prioridades alteradas, com uma clara visualização do impacto nas datas de entregas quando houver mudanças. Aliás, a ferramenta permite responder uma das perguntas que, misteriosamente, os gerentes de projeto têm grande dificuldade em responder: quando o projeto será entregue?

O Runrun.it é gratuito para até cinco usuários, e oferece planos acessíveis, com armazenamento para os documentos que precisem ser associados a tarefas e projetos.

Na prática usamos o Runrun para controlar quanto tempo o pessoal da equipe gasta em cada tarefa de projeto, para melhorar cada vez mais nossas estimativas.

Agendor

O Agendor é uma ferramenta online de CRM, que auxilia na organização da rotina comercial, permitindo um controle eficiente da negociação com o cliente e suas diversas fases, permitindo acesso rápido e fácil ao histórico completo. E o mais importante: através de avisos diários, os follow-ups ocorrem sempre no momento certo!

Um dos pontos de destaque do Agendor é o fato dele permitir criar e controlar o funil de vendas, garantindo um acompanhamento próximo e projeções confiáveis. E através de funcionalidades para o acompanhamento do trabalho da equipe comercial, você pode saber o que está sendo negociado com cada cliente, e ainda ver o desempenho de seus vendedores e representantes.

Através de um plano gratuito, é possível iniciar imediatamente o uso do Agendor, para até dois usuários, 1.000 empresas, 1.000 pessoas e 150 negócios. E os planos pagos, que permitem um maior número de usuários e ainda dão acesso a funcionalidades adicionais, podem ser usados gratuitamente por um período de 14 dias.

Uma função que gosto bastante é o fato dele me enviar alertas quando eu programei follow ups com prospects e clientes, por exemplo.

Prezi

Quando todos achavam que nenhuma ferramenta poderia tirar espaço do onipresente PowerPoint, eis que surge o Prezi, com um conceito ousado e instigante. Mais do que uma mera ferramenta de criação de apresentações, o Prezi oferece recursos gratuitos para explorar e detalhar ideias, conectando-as através de um fluxo visual.

A edição e a apresentação com o Prezi é realizada através de um sistema Web. Para evitar problemas durante a apresentação decorrentes de dificuldades de acesso à Internet, é possível baixar o trabalho em uma pasta compactada para exibição offline.

O serviço é gratuito, e através de uma assinatura paga, é possível expandir o espaço de armazenamento em nuvem e editar os trabalhos localmente, de forma off-line.

Além de utilizar o Prezi para fazer apresentações bacanas, nós também usamos bastante aqui como uma lousa virtual, pra colar post its, fazer brainstorming e planejamentos.

Mural.ly

Um dos processos com melhores resultados hoje é, reconhecidamente, o brainstorming. Embora a técnica seja muito bem aceita, as ferramentas utilizadas para esse propósito normalmente deixam a desejar. Ou deixavam. O Mural.ly permite a criação de murais através da Web, de forma colaborativa, sem as restrições da hierarquia dos mapas mentais.

Contando com recursos de zoom animado, o Mural.ly permite que colaboradores remotos atuem de forma conjunta e integrada, estimulando a criatividade e automatizando processos de votação em ideias.

Embora não ofereça um serviço gratuito, o Mural.ly permite que todos os planos sejam utilizados por um período de 30 dias sem nenhuma cobrança. A diferença entre os diversos planos é só no número de usuários, todos contando com armazenamento ilimitado.

Também uso muito para fazer brainstorming remotos com as equipes onde todos participam e interagem com uma interface dinâmica e atualizada em tempo real.

Melhore a produtividade

Essas ferramentas e muitas outras podem contribuir para tornar sua organização e suas equipes mais produtivas. Conheça os melhores recursos e mantenha a saúde da TI de sua empresa sempre em dia, em perfeito alinhamento com a estratégia organizacional. Poder contar com uma consultoria especializada é uma das formas mais rápidas e eficientes de se conseguir isso.

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