Muitos gestores possuem uma dúvida em comum: qual é o melhor momento para contratar uma empresa de TI parceira para o negócio?

A área de TI é crucial em uma empresa. Isso porque, a gestão dos ativos tecnológicos é capaz de otimizar o tempo, agilizar os processos, proteger os dados, entre outros.

Ter uma equipe interna é, de fato, uma segurança para manter o funcionamento de todos esses recursos. Assim, evitam-se as paradas inesperadas e que os serviços fiquem indisponíveis.

Mas, chega em um ponto do negócio em que a demanda aumenta, a tecnologia avança muito e o time, muitas vezes, não possui todo o conhecimento necessário para lidar com as novidades.

Será que essa é a hora para a contratação de uma empresa de TI? Trouxemos, nessa matéria, tudo o que você precisa saber para tomar a decisão mais viável para a sua empresa. Boa leitura!

O que faz uma empresa de TI?

Antes de mais nada, vamos entender como funcionam essas empresas.

Elas são como uma extensão das áreas internas de TI. No entanto, atendem as demandas ligadas à tecnologia da informação, mediante um contrato de fee mensal, por exemplo.

Com uma equipe de especialistas em hardware, softwares e serviços de help desk, ela fica responsável pela gestão dos ativos tecnológicos, para que a equipe interna esteja livre para focar em projetos maiores.

Ou seja, é uma ótima opção para investir na expansão do negócio.

Quais são os serviços prestados pela área de TI?

Antes de iniciar a busca por empresas de TI que possam ser suas parceiras, você precisa entender quais são os tipos de serviços que a área de TI da sua empresa oferece.

Nesse ponto, portanto, é válido lembrar que cada um dos setores da empresa, é o cliente da área de TI. Isso porque, esse departamento presta todos os serviços de infraestrutura, manutenção e criação de soluções tecnológicas, para que as outras áreas tenham sua produção otimizada.

Sendo assim, entre alguns dos serviços, estão:

• Manutenção de plataformas computacionais: trata-se de manter todos os endpoints da empresa (computadores, notebooks, celulares, etc) em perfeita ordem;
• Telecomunicação: é a garantia da conectividade por voz, vídeo e de dados aos usuários, clientes e fornecedores da empresa;
• Aplicações: é sobre a criação, construção e manutenção das aplicações. Por exemplo, sistemas de ERP, CRM, gerenciais, entre outros;
• Gestão de instalações físicas: sobre as instalações necessárias para que a infraestrutura de TI opere sem falhas;
• Gestão de TI: planejamento e organização da infraestrutura, administração dos gastos, gestão dos projetos etc;
• Padrões de TI: são todas as tarefas que definem as políticas sobre a aplicação da TI na empresa;
• Serviços educacionais: são os cursos, capacitações, treinamentos e demais atividades que envolvam os usuários, para orientação e educação sobre os sistemas e aplicativos usados na empresa;
• Pesquisa e desenvolvimento: são as pesquisas sobre os sistemas e tecnologias que agregam mais inovação e desenvolvimento para a empresa.

Todos esses serviços, no entanto, podem ser oferecidos por equipes internas ou por empresas contratadas.

É vantajoso manter a equipe interna?

Existem muitas vantagens em manter uma equipe interna, para atender às demandas de TI da sua empresa. Isso porque, ao contratar profissionais da área, você contará com:

• Conhecimento dos processos internos;
• Agilidade na solução dos problemas e produções;
• Foco exclusivo em suas demandas;
• Mais controle das atividades e rapidez na comunicação interna;
• Treinamentos exclusivos.

Além disso, a equipe interna mantém as informações restritas à sua empresa.

Vantagens de contratar uma empresa de TI

Ao mesmo tempo em que as equipes internas atendem as demandas de TI de forma exclusiva, elas têm um custo muito alto para o negócio. Por isso, a contratação de uma empresa especialista pode ser uma opção mais viável, em relação ao custo-benefício. Confira abaixo algumas das vantagens:

• O primeiro e mais importante dos benefícios, é o fato de que, ao entregar a responsabilidade dos ativos de TI para a empresa contratada, sua equipe ganha tempo para focar nas estratégias e nos objetivos do negócio;
• O acesso a especialistas com saberes aprofundados e certificações atualizadas. Além de algumas facilidades como, por exemplo, a disponibilidade de um profissional específico, para atender um serviço com prioridade;
• A adequação à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados é uma tarefa comum para essas empresas. Por isso, se o seu negócio ainda não está dentro dessas normas, isso será resolvido com rapidez;
• A análise da sua estrutura, a fim de buscar por soluções que aumentem a produtividade e reduzam os custos, em um relacionamento estratégico que ajuda a atingir as metas do seu negócio;
• Um dos principais benefícios de contar com uma empresa de TI como parceira, é o fato de que seus técnicos estão sempre atualizados sobre as tecnologias existentes. Ou seja, elas oferecem aos seus clientes respostas rápidas e efetivas, seja para novos projetos, seja para urgências. Ainda assim, a empresa não precisa se preocupar com os custos de treinamentos e atualizações profissionais;
• A elaboração e a manutenção do inventário da infraestrutura, a fim de garantir que os ativos atendam toda a empresa;
• Por fim, a segurança de que a empresa cumprirá com todas as obrigações presentes no contrato, através da prestação de contas periódicas.

Como saber se esse é o momento da contratação?

Você conhece os motivos pelos quais a busca por uma empresa de TI se faz necessária? Mesmo que essa parceria traga uma redução significativa dos custos, é crucial fazer a análise da real necessidade. Por exemplo:

Como estão as despesas do setor?

Antes de mais nada, avalie as contas do setor e todos os custos que ele está gerando. Em comparação com os últimos meses, esse valor está em alta ou em baixa? Entenda os custos com folhas de pagamento, os lucros obtidos a partir desse setor e entenda se esse contrato pode reduzir essas despesas.

Sua empresa depende da internet?

Uma tendência cada vez mais presente nas empresas é a tecnologia em nuvem. Isso porque, é uma forma segura e prática para guardar e disponibilizar arquivos, pastas e até mesmo, alguns sistemas usados.

Por isso, é crucial que o servidor de internet ofereça alta velocidade à rede, para todos os endpoints. Se esse é o caso do seu negócio, a contratação pode lhe trazer uma gestão ágil sobre esse servidor.

Como está a segurança da informação do seu negócio?

Como nós já sabemos, esse é um assunto cada vez mais importante para as empresas. Os cibercrimes são uma realidade e aumentam a cada minuto que passa. Assim, os empresários têm enfrentado, cada vez mais, o desafio de manter as informações do negócio longe desse risco.

Isso porque, como as principais consequências de um ciberataque, estão: a divulgação indevida das informações e, até mesmo, o sequestro. Além disso, ao sofrer uma invasão, a empresa pode acumular prejuízos incalculáveis, correndo risco de fechar as portas, nos casos mais graves.

Mas, para evitar que isso aconteça, é crucial investir nas boas práticas da segurança da informação, através de uma estratégia eficiente de proteção de dados.

Para isso, o ideal é contar com uma empresa parceira para fazer a proteção robusta da sua rede. Assim, ela será capaz de oferecer tecnologias importantes, para reduzir os riscos e eliminar comportamentos estranhos que possam ocorrer em sua rede.

Seus projetos estão em dia?

Lentidão dos serviços e inatividades de servidores, por exemplo, podem ser a causa de muitos atrasos. Tanto nos processos do dia a dia, quanto na conclusão de projetos importantes para o seu negócio.

Para evitar que isso aconteça e que seus prazos sejam alcançados com êxito, a empresa de TI parceira é capaz de te ofertar servidores potentes e todos os recursos para que aplicativos e softwares sejam executados sem dificuldades.

Como buscar por um parceiro de TI para a minha empresa?

Conhecer as diversas opções do mercado é importante, para que você tome a decisão certa, na hora de assinar o contrato dessa parceria. Para isso, você pode conferir abaixo, alguns pontos de análise, que podem ajudar a fazer a melhor escolha:

Faça uma lista de até 5 fornecedores possíveis

Faça uma pesquisa profunda sobre 5 empresas de TI que estejam aptas para atender o seu negócio. Para isso, monte uma planilha e coloque todas as informações lá dentro. Como, por exemplo:

• Nome e cidade localizada;
• Contatos;
• Quantidade de clientes atendidos;
• Pontos fortes da empresa;
• Pontos fracos da empresa;
• Valores.

Além disso, conheça o que seus clientes têm a dizer sobre esse fornecedor, bem como, cases conquistados por ele.

Com essa planilha, ficará mais fácil de visualizar e comparar essas 5 possibilidades.

Conheça os serviços ofertados pela empresa

Quanto mais completa a relação dos serviços for, melhor para sua empresa. Isso porque, mesmo que você esteja buscando por soluções mais básicas e de rotina, como de Nível 1 e 2, por exemplo, é possível que, em algum momento, haja a necessidade de contratar um de Nível 3.

Ou, até mesmo, delegar a gestão de TI a essa empresa. Sendo esses apenas os exemplos, imagine que a empresa que você contratou não ofereça tais serviços. Então, será necessário buscar por um profissional individual ou, fazer a troca do fornecedor, para outro que ofereça o serviço.

Além disso, uma empresa que tem um portfólio de serviços mais simples, pode ter os valores mais baixos. No entanto, por ter um contrato de mais tempo, no futuro, ela pode fazer com que os custos aumentem muito, a partir da necessidade da contratação de apoios extras.

De todo modo, entre os serviços essenciais de uma empresa de TI, estão:

• Atendimentos de Níveis 1, 2 e 3;
• Suporte Presencial e Remoto;
• Relatórios;
• Monitoramento Automático;
• Visitas Preventivas;
• Gestão de TI;
• Gestão de Fornecedores;
• Segurança;
• Licenciamento;
• Inventário;
• Filtro de Conteúdo/Proxy.

Atente-se, também, para atendimento bilíngue e/ou trilíngue, de acordo com a necessidade do seu negócio.

As tecnologias usadas por esses fornecedores

Saber esse detalhe é importante, para garantir que esse fornecedor terá todos os recursos necessários para atender os ativos de sua empresa, sem exceção.

Por exemplo, se sua empresa tem, entre os ativos, computadores da marca Apple, é importante que a empresa de TI atenda Mac.

Por isso, considere o fornecedor que atenda sistemas de gestão/ERPs, banco de dados SQL, Linux/Unic, Apple/Mac e Windows.

Conheça todo o escopo de atendimento

Ao comparar os 5 possíveis fornecedores, talvez possa perceber que o escopo de atendimento de um para o outro seja muito diferente. Isso porque, alguns provedores podem fornecer serviços de telefonia, por exemplo, que outros não ofereçam.
Mas, para se ter uma referência, considere no escopo:

• Desktops, notebooks e impressoras;
• Mobiles e celulares;
• Roteadores, SwitchesWifi e Wireless;
• Servidores;
• Links de internet;
• Racks e nobreaks.

Pontue agora, os diferenciais de cada uma das empresas

Agora, liste algumas informações que as empresas tenham de diferentes entre si e que, de alguma forma, podem agregar valor para o seu negócio.

Por exemplo, assistência em estrutura elétrica, cabeamento, entre outros.

Isso pode trazer mais economia para a sua empresa, e serviços de melhor qualidade.

Classifique as empresas por grau de maturidade

Por último e muito importante, faça a classificação dessas empresas de TI por níveis alto, médio e baixo de maturidade. Assim, ficará fácil de entender qual é a mais preparada para atender o seu negócio, bem como, as demandas específicas.

A contratação de uma empresa de TI é exclusiva para negócios de maior porte?

Não. Esse é um grande mito sobre a contratação desse tipo de parceria. Médias e pequenas empresas podem perder muitos recursos, como tempo e até mesmo dinheiro, criando a estrutura tecnológica que vai fazer tudo funcionar da melhor forma.

Pensar nos detalhes de cada um dos setores, como: marketing, finanças, comunicação, entre outros, requer muitos cuidados.

Outro ponto muito importante a ser levado em conta nessa etapa, é a compra de aparelhos para a montagem do servidor, contratação das licenças, seleção de equipes, entre outros. Sem as noções básicas da área, essas etapas podem ficar com custos muito altos. Além da possibilidade de erros, que exijam trocas, aumentando ainda mais os custos.

Sendo assim, quando uma empresa pequena ou média decide contratar de uma parceira de TI, ela sabe que terá os melhores recursos, com o melhor custo-benefício.

Agora que você já entendeu como a contratação de uma empresa de TI pode ser uma estratégia importante, para a expansão do seu negócio, coloque em prática todas as dicas desse texto e faça a escolha do melhor fornecedor, na hora certa.

Gostou desse conteúdo? Em nosso blog, você pode conferir mais matérias sobre serviços de TI e dicas de como otimizar o desempenho do seu setor.