A realidade atual dos ambientes de negócios e suas operações na maioria das micro e pequenas empresas no Brasil são executadas através do meio digital ou geradas e suportadas através de alguma tecnologia. Mesmo assim, as MPEs (Micro e Pequenas Empresas) ainda continuam olhando para a área de TI como um setor que exige muitos recursos e que por isso não é apropriado para elas. Dessa forma, as MPEs geralmente não possuem firewall de perímetro, antivírus corporativo, sistema de backup, controle de navegação, política de segurança da informação, documentação do ambiente, relatório de riscos, planejamento de investimento, servidores corporativos, entre outras ações e recursos que são essenciais para o pleno funcionamento dos negócios.

Para evitar inúmeros riscos, entre eles, infecção de vírus, ataques, vazamento de informação, paralisação dos sistemas, indisponibilidades e perda de informações, se faz necessário que as MPEs tenham uma estrutura de TI, mesmo as micro empresas com poucos usuários e computadores. As MPEs devem analisar que caso algum destes problemas aconteça na empresa, irá impactar 100% do negócio, podendo gerar prejuízos financeiros, de imagem ou de reputação, com consequentes cancelamento de contratos, usuários parados e clientes descontentes.

O maior argumento para as MPEs não investirem em uma estrutura de TI é a falta de recursos. Assim, elas seguem trabalhando e ignorando os possíveis riscos. E se algum incidente surgir, uma das reações mais comuns é a contratação de algum produto ou serviço que corrija o problema de forma pontual e depois do “susto” a operação da empresa segue normalmente.  

Entretanto, é preciso pensar que para restaurar uma informação ou banco de dados, recuperar uma paralisação da rede provocada por pragas virtuais ou reativar a disponibilidade dos sistemas para gerar e transmitir a NF-e, o valor gasto será muito maior em comparação a produtos e serviços que têm o propósito de prevenir todos estes riscos. 

Confira, então, algumas dicas para melhorar a organização de TI na sua empresa e, assim, garantir que o seu negócio vai operar de forma plena:

Instalar soluções open source

As soluções Open Source (OSS, ou software de código aberto) são softwares que tem código aberto. Isto é, são soluções em que o usuário pode mexer no próprio código, construindo seu próprio projeto. As soluções Open Source mais populares são: Drupal, WordPress e Joomla, que são três sistemas de gerenciamento de conteúdo online. Existem outras opções no mercado corporativo, entre elas, Vignete, SharePoint, InterWoven e Oracle Portal. As maiores vantagens dessas ferramentas são o baixo custo das licenças, as atualizações permanentes, a troca de experiências e informações na comunidade do respectivo produto, a facilidade em dividir a aplicação em módulos, utilizando só os necessários, e a integração com outras ferramentas interligando os componentes disponíveis através da reutilização das fontes (código).

Contratar um antivírus corporativo

É aconselhável que a empresa invista em um antivírus corporativo e evite a instalação de antivírus gratuitos. Atualmente, com um investimento baixo por mês já é possível instalar um antivírus eficiente que irá combater os vírus, malwares, trojans e downloads, proporcionando maior segurança ao ambiente empresarial e diminuindo as chances de paralisações e impacto causado por possíveis pragas virtuais.

Buscar MPEs parceiras

Muitas MPEs atuam no segmento de organização de TI fornecendo soluções para outras MPEs. Por isso, a alternativa de buscar e contratar produtos ou serviços ofertados por MPEs é muito inteligente. Estes parceiros podem realizar um trabalho que seja adequado às necessidades da sua empresa e, sobretudo, compatível com o valor que as micro e pequenas empresas têm para investir.

Ter um software de Service Desk

Recomenda-se que as MPEs possuam um software para registrar, classificar, acompanhar os incidentes, solicitações e mudanças que ocorrem diariamente. Pois, somente dessa forma é possível estar preparado para agir diante de alguma situação de risco e, enfim, ter um bom gerenciamento de serviços de TI. Para resolver isso, existem diversos softwares open source que podem realizar esta tarefa. 

Planejar as tarefas de TI

Como qualquer outro setor, é importante que as tarefas sejam organizadas na semana ou no mês, como por exemplo, atualizações do sistema operacional nas estações e servidores, configuração da impressora na rede, instalação de um novo aplicativo, analise e correção do backup, checagem da garantia dos servidores e estações, orçamento de novas aquisições, entre outros procedimentos. Isso irá facilitar a gestão e direcionamento para realizar as atividades de forma eficiente, evitando o esquecimento ou deixando de priorizar atividades mais urgentes.

Fazer investimentos

É importante montar um planejamento estratégico com os investimentos necessários para o setor de TI. Entre as ações que precisam estar listadas nesse planejamento, cita-se a renovação e/ou garantia de produtos e serviços, contratos, suporte e softwares. Além disso, investimentos de melhorias como aquisição de antivírus, de servidores, de serviços de TI, novas licenças do ERP, novo link de internet, entre outros, se fazem necessários. 

De fato, o grande propósito de todas essas ações – além de apresentar algumas maneiras que o profissional de TI ou gestores podem usar para melhorar o ambiente de TI e a segurança da operação nas organizações – é, acima de tudo, desenvolver uma visão mais estratégica para o setor de TI é conseguir alinhá-lo ao negócio da empresa. 

E como está organizado o setor de TI na sua empresa?