A comunicação por e-mail se destaca como uma das principais formas de comunicação do mundo corporativo e se tornou indispensável para qualquer empresa. Diariamente surgem novas ferramentas e tecnologias que agregam valor e aumentam o seu número de usuários e cabe a governança de TI definir qual é estratégia que a sua empresa deverá adotar para administração e armazenamento dos e-mails. Uma das decisões á serem tomadas e que vem gerando muitas discussões é se isso será feito localmente ou na nuvem, qual é a opção que mais se adapta as necessidades da sua empresa? nas próximas linhas lhe mostraremos quais são as principais vantagens e desvantagens de cada opção para você ficar tranquilo na hora de decidir

As vantagens do e-mail local

Administrar e armazenar localmente os e-mails da empresa permite que se tenha mais opções de personalização e customização sobre os endereços e caixas postais dos funcionários. Além disso, a própria empresa fica responsável por garantir a integridade e o backup das mensagens. Outra característica importante dessa opção é que ao adquirir um servidor de e-mails, as mensagens entre os funcionários da empresa são trocadas internamente, mesmo que a internet não esteja funcionando, além de serem entregues mais rapidamente. Por outro lado, é necessário possuir funcionários capacitados para fazer a administração do servidor de e-mails, mesmo que seja para realizar tarefas simples, como a criação de novos endereços de e-mail ou aumentar o tamanho de uma caixa postal, etc.

O e-mail na nuvem

Quando a empresa opta por utilizar um serviço de e-mails através da computação em nuvem, ela deixa de se preocupar com a administração de um servidor de e-mails, a realização de backups e ainda tem simplificadas as tarefas de criação de endereços de e-mails ou alterações no tamanho das caixas de mensagens. Porém, o trafego de mensagens é cem por cento dependente da internet, ou seja, será necessário possuir um link de conexão de qualidade, capaz de suportar o trafego intenso de mensagens diariamente. Mas ao utilizar e-mails na nuvem, a empresa adquire uma vantagem de poder acessá-los de qualquer lugar que tenha internet, facilitando a vida de funcionários que constantemente estão em viagem ou façam outros trabalhos externos.

Como escolher a melhor opção

Considerando que tanto o e-mail local quanto na nuvem são ótimas opções para armazenar e gerenciar as correspondências corporativas, o mais importante é fazer uma análise, baseada na realidade da sua empresa e na possibilidade que cada opção tem de agregar valor ao seu negócio, levando em consideração os princípios da governança de TI. Após analisar, por exemplo, se a empresa possui funcionários capazes de administrar um servidor local de e-mails ou se a empresa tem recursos suficientes para adquiri-lo, fica mais fácil escolher qual será a melhor opção.
Outros fatores, como dimensionar o quão importante é para a empresa armazenar todas as mensagens trocadas, podem também influenciar na decisão final. Se a empresa possui uma grande quantidade de funcionários externos, por exemplo, pode ser mais interessante deixá-los na nuvem. Por outro lado, se a empresa já possui um servidor disponível e funcionários capazes de administrá-lo, talvez a melhor opção seja o e-mail local.
A escolha certa depende desses diversos fatores a serem analisados e, claro, aderir a opção que deixará a sua empresa mais à vontade, tanto financeira, quanto tecnicamente. Agora que você já conhece mais sobre as duas opções, basta ver qual encaixa melhor na atual realidade dela. Agora conte-nos qual é e porque tal modalidade é mais eficaz para você. Compartilhe conosco sua experiência e opinião através dos comentários.