De um modo geral, pode-se dizer que Total Cost of Ownership é uma forma de quantificar os custos decorrentes da aquisição de um produto, podendo o produto ser um sistema de software, por exemplo.
Voltando nosso foco para a área de TI, temos de encarar TCO como a métrica importante que é: trata-se de uma forma de estimar financeiramente todos os custos diretos e indiretos envolvidos na compra de hardware ou software para uma empresa. O intuito é tentar identificar o impacto financeiro que a implementação de tecnologia teve para o negócio.
Determinar quantitativamente esse impacto, levando em conta todo o seu ciclo de vida — o que implica treinamento de usuário, sistema e equipamentos utilizados —, requer que sejam considerados diversos fatores, como, por exemplo, custos com contração de profissionais ou fornecedores externos e custos com suporte ou manutenção.
É comum associar tecnologia a custos altos, mas a função do cálculo de TCO é fornecer uma estimativa para evitar que a percepção sobre os investimentos em TI seja baseada em análises meramente s. Aliás, nem sempre é o caso de comprar grandes equipamentos ou investir numa infraestrutura específica.
Compreenda melhor o custo total de propriedade e como se dá esse cálculo agora!

Uma forma de lidar com custos menos tangíveis

Treinamento, capacitação de usuários, manutenção e suporte são exemplos de custos menos tangíveis. Considerar esses aspectos é fazer um cálculo mais acurado dos custos. Resumidamente, é possível afirmar que TCO é a soma dos custos de aquisição, custos de implementação e custos de manutenção.
Para estabelecer uma estratégia de TI, o TCO é uma métrica fundamental a ser usada pelos gestores, sejam diretores executivos (CEOs) ou CIOs. Contudo, o planejamento de TI é uma etapa fundamental, é o que vai garantir que a empresa conseguirá arcar com os custos da implementação de tecnologia, sabendo o que vai ter que financiar e quando.

Como o TCO é calculado?

Antes de calcular, precisa-se definir e classificar quais são os custos de aquisição, os custos de implementação e os custos de suporte ou manutenção.
Compra de hardware e software, por exemplo, pode ser considerada como custo de aquisição. Depreciação de máquinas, compras de equipamentos para compor ou atualizar uma estrutura básica que dê suporte ao software e até mesmo o tempo gasto (horas de trabalho) em pesquisa de mercado antes da escolha dos fornecedores ou da plataforma são fatores que devem entrar na conta dos custos de aquisição.
Para reunir os custos de implementação, considerando que estes também possam ser encarados como uma despesa financeira e que se trata do custo mais visível do projeto, devem entrar na conta a contratação de consultores externos para o processo de implementação, a configuração do sistema para desempenhar uma finalidade específica (interesse primordial da empresa quando optou por investimento em TI), a instalação de hardware, de software, de conexão mais potente, a eventual mudança de fornecedor de banda larga, as horas de trabalho dos profissionais envolvidos na configuração do novo sistema, as horas gastas na implementação do novo sistema e o treinamento dos usuários. Lembrando que este último ponto inclui deixá-los familiarizados com o software, menos resistentes à tecnologia, mais propensos ao planejamento e à transição, além de incluir o necessário gerenciamento de todas essas mudanças.
Já para agrupar os custos de suporte ou manutenção, que são os custos de manter o sistema instalado e em pleno funcionamento, devem ser contabilizadas as implementações de funcionalidades novas ou adicionais, garantias, licenças, atualizações, contratação de fornecedores externos e contratação de recursos humanos, ou seja, de profissionais para apoio administrativo que serão atuantes no gerenciamento do processo, garantindo que a empresa mantenha-se dentro do planejamento estratégico estabelecido.
Embora seja difícil referir todos os fatores que determinam os custos, com base nesses já é possível ter um panorama do que deve entrar no cálculo do TCO, inclusive evidenciando a contabilização de custos não tão óbvios.

Por que o TCO é uma métrica importante?

Porque tanto é útil tanto para mensurar o impacto de um investimento na área de TI da empresa, como pode servir de base para uma análise comparativa de produtos ou outro tipo de ativo, avaliando diferentes alternativas.
Sem dúvida há diversas informações importantes ao processo de decisão que envolva investimento em TI, guias informativos sobre os principais temas de gestão de TI são bastante elucidativos e podem auxiliá-lo nesse processo. No entanto, contar com a métrica TCO é imprescindível. Daí a importância de saber o que se deve considerar num cálculo como esse, quando a estratégia da empresa conta com a área de TI.
Uma questão relevante é que há maneiras de reduzir o custo total de propriedade para a TI. Com o avanço da tecnologia, em especial a tecnologia de cloud computing, qualquer organização, independente do porte, pode manter servidores na nuvem, com interfaces que também operam a partir da nuvem.
A implementação de servidores e serviços “virtualizados” exime do investimento em infraestruturas onerosas, trazendo, da mesma forma, os benefícios das ferramentas tecnológicas para o negócio e possibilitando que a empresa cumpra com esse atual requisito de competitividade.
Outro ponto que reduz o TCO é a contratação de serviços gerenciados de empresas especialistas. Por exemplo, ao invés de montar um NOC 24×7 internamente, implementar uma ferramenta de monitoramento ou mesmo formar uma equipe especialista de 3 nível, sai mais barato contratar uma empresa focada neste tipo de serviço que pode compartilhar recursos e experiências.
E então, pronto para calcular o TCO em sua empresa? Ainda tem dúvidas? Deixe um comentário!